Встречи — неотъемлемая часть рабочего процесса для большинства людей сегодня. Несмотря на обилие рекомендаций и инструкций о том, как проводить их наиболее продуктивно, исследование ученых показало, что лишь небольшая их доля подкреплена научными доказательствами.
На основе анализа почти 200 научных работ, посвященных деловым встречам, психологи из Университета Клемсона и Университета штата Небраска разработали рекомендации по организации максимально продуктивных совещаний: как действовать до начала, во время и после переговоров. Их исследование опубликован в журнале Current Directions in Psychological Science.
Улучшение организации встреч имеет большое значение, поскольку исследования показывают, что сотрудники в среднем тратят шесть часов в неделю на собрания, а руководители — до 23 часа. Отношение работников к проведению совещаний может существенно влиять на эффективность работы. В докладе психологи выделяют ключевые элементы успешных встреч, такие как этап подготовки и способность избегать конфликтов во время контакта и завершающую стадию переговоров.
Перед началом совещания важно установить четкую цель: она должна заключаться в разрешении определенных проблем, принятии решений или обсуждении актуальных вопросов. Включение в повестку дня информации, касающейся рутинных или не срочных вопросов, нежелательно. Затем следует определиться с повесткой дня: ее наличие делает встречи приоритетными для всех заинтересованных сторон и позволяет участникам подготовиться заранее. Кроме того, необходимо определиться с правильными людьми: руководители должны спросить, какова цель встречи и чей опыт может быть наиболее полезен компании.
Поощряйте активное участие собеседника во время встречи: исследования показывают, что опытные сотрудники используют собрания не только для постановки задач и решения рабочих вопросов, но и для получения обратной связи. Не забывайте о юморе. Исследование подтвердило, что смех создает позитивную атмосферу, стимулирует вовлеченность и поиск креативных решений, а также оставляет приятные впечатления от встречи.
Также важно учитывать негативные отзывы: жалобы способны быстро вызвать чувство собственной неэффективности и отчаяния, поэтому лидеру следует начинать работу с аргументами как можно скорее. Тем не менее, не допускайте изменения направления дискуссии и вмешивайтесь всякий раз, когда чувствуете, что беседа ушла от поставленной цели.
После проведения встречи следует распространить протокол и краткий обзор результатов собрания среди всех заинтересованных сторон, включая тех, кто не имел возможности присутствовать. Важно поддерживать взаимодействие: например, руководители могут выявлять недостатки встречи с целью повышения уровня удовлетворенности участников. И, наконец, необходимо обдумать возможности дальнейшего развития, основываясь на результатах обсуждения.
По мнению исследователей, анализ визуальных и аудиальных элементов собраний даст возможность сосредоточиться на изучении поведения участников, а не на их субъективных оценках и самоописаниях. В связи с этим, следующим этапом их работы станет изучение формата видеоконференций.